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Deine Dropbox für deine Dokumente

Die sichere Dropbox für deine Selbständigkeit

Du überlegst dir wo du am besten deine Dateien speicherst, damit du zum einen immer, überall und vielleicht sogar mit verschiedenen Endgeräten (PC, Mac oder Tablet) darauf zugreifen kannst. Und zum anderen soll es aber natürlich auch sicher sein.
Und damit hast du recht. Flexibler Zugriff auf deine Dateien kann für dich extrem hilfreich sein. Z.B. kannst du die PowerPoint oder Excel-Datei beim Kunden vor Ort öffnen und bearbeiten, im HomeOffice oder ganz normal im Büro deine Word-Dateien öffnen.
Das ist eine enorme Erleichterung und mit modernen Lösungen problemlos möglich.
Positiver Nebeneffekt ist, dass du meist direkt ein Datensicherung mit an Bord hast und keine Angst vor dem Defekt deines PCs, Macs oder NAS haben musst.

Datenschutz und Sicherheit beachten


Was du allerdings beachten musst ist die Auswahl des richtigen Anbieters in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit.
Allerdings wird hier gerne mit der Angst und Unwissenheit gespielt und vor Gefahren und Risiken gewarnt, die deutlich überzogen bzw. verallgemeinert sind.

Natürlich ist es wichtig, dass du klärst welche personenbezogenen Daten du besitzt und verarbeitest. Und außerdem wo bzw bei welchem Anbieter du diese speicherst und.
Meist wird behauptet, dass alle amerikanischen Anbieter vorneweg ausgeschlossen sind und man gegen geltendes Datenschutzrecht verstoßen würde, wenn man bei diesen Anbietern Daten speichert.
Dies generell zu behaupten ist schlichtweg falsch.
Hier der fachliche Artikel eines Anwaltes zu diesem Thema:
https://www.mein-datenschutzbeauftragter.de/blog/20170313-cloud-speicher-was-unternehmen-ueber-den-datenschutz-bei-dropbox-onedrive-und-co-wissen-muessen/

Also kein Grund die Flinte ins Korn zu werfen – ganz im Gegenteil. Prüfe welche personenbezogenen Daten du überhaupt speicherst und wähle einen Anbieter, dem du deine Daten anvertrauen darfst.

Die meisten Anbieter erfüllen rechtliche Vorgaben


Die meisten professionellen Anbieter kannst du bedenkenlos nutzen, sofort der Rechenzentrums-Standort in der EU ist. Und das haben mittlerweile alle Großen - außer Dropbox.
Prüfen welche Anbieter in Frage kommen.
Box, Leitz-Cloud und Office 365


Nachdem das rechtliche Thema geklärt ist, kommen wir zum eigentlichen.
Was muss die Lösung inhaltlich für dich leisten? Beantworte folgende Fragen für dich, damit du weißt welche Lösung zu dir passt:

  • Wieviel Personen greifen darauf zu?
  • Auch Zugriff externer Personen notwendig?
  • Mit welchen Endgeräten?
  • Art und Formate von Dokumenten
  • Wie groß sind die größten Dateien?
    Größe der gesamten Datenmenge?
    Anzahl Dateien?
  • Besondere Datenschutzbestimmungen deiner Branche
  • Betreibst du einen eigenen Server? Muss dieser eingebunden werden?


Office 365 und Leitz-Cloud

Solltest du als einziger oder maximal in einem kleinen Team ohne individuelle Berechtigungen mit mehreren Endgeräten auf deine Word-, Excel-, Powerpoint und anderen Dateien von mehreren Endgeräten zugreifen?
Auch mal von unterwegs. Hast du bereits Office 365 oder Exchange Online als professionellen EMail-Account, dann empfehle ich Onedrive von Microsoft.
Dies ist preislich im Paket von Office 365 enthalten und daher preislich sehr attraktiv.
Onedrive hat allerdings seine Schwächen bei der Vergabe von individuellen Berechtigungen

Falls mehrere Personen auf Ordner und Dateien zugreifen und nicht jeder alle Dateien sehen darf, dann empfehle ich die Leitz-Cloud.
Das ist ein deutscher Anbieter und entspricht daher deutschem Datenschutz-Standard und hat einen großen Funktionsumfang.
Die kosten liegen hier bei 7,50€ pro Monat pro Benutzer und 2€ pro 25GB Cloud-Speicher.Ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis.

Die Einrichtung ist simpel

Beide Dienste können ganz gut und selbst eingerichtet werden. Es stehen ordentliche Anleitungen zur Verfügung. Leitz bietet einen deutschen und persönlichen Support. Bei Microsoft ist das erwartungsgemäß weniger persönlich. Es stehen viele Online-Hilfen oder das Support-Forum zur Verfügung. Beides ist hilfreich, falls man nicht mehr weiter weiß.

Die Einrichtung der beiden Dienste ist übrigens auch als Teil des Durchstarter-Kurses und darin Schritt für Schritt erklärt. Bei Fragen zu diesem wichtigen Thema kannst du mich auch gerne kontaktieren oder hier kommentieren.

Deine Dropbox für deine Dokumente

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