Ablagestruktur

Papierlos zur effizienten Ablagestruktur für mehr Zeit und Platz

Täglich trudeln ​Dateien und Dokumente ein. Digital und in Papierform. Angebote, Rechnungen, Verträge etc. Ein- und ausgehend. ​​Der Ordnerberg wächst und ​die Suche nach einem Dokument ​​kann ​dann ​schon etwas dauern.

Ich erkläre dir in diesen Artikeln wie du Papier und Daten-Chaos mit der richtigen Ablagestruktur verhindern oder es endlich in den Griff bekommen kannst,

Auf was du bei deiner optimalen Ablagestruktur achten musst

​Zum einen brauchen wir unsere Dateien und  Dokumente für die tägliche Arbeit. Da muss es schnell gehen.
Und zum anderen sind wir gesetzlich dazu verpflichtet ​viele davon (Angebote, Rechnungen etc) entsprechend der Aufbewahrungsfristen aufzubewahren​.
Und einige Dokumente müssen wir sogar löschen, damit wir den Datenschutz einhalten (z.B. Bewerbungsschreiben).

Diese Herausforderungen hat jeder Unternehmer, ob Selbständiger, kleines Unternehmen oder internationaler Großkonzern. ​

​In diesem Artikel ​gebe ich speziell Tipps für Selbständige, die ​ihr Ablagestruktur möglichst flexibel und effizient ​lösen wollen.

​Bleib flexibel und effizient

Auf dem Markt gibt es sehr viele Software-Produkte für die Speicherung und Organisation deiner Dateien. Vom Cloud-Speicher und Speicherlösungen ​bis hin zum vollumfänglichen Dokumenten-Management-System (DMS), die aber vor allem für größere Teams und Unternehmen sinnvoll sind.

Für Solo-Selbständige oder kleine Teams sind DMS-Lösungen meist zu aufwendig und übers Ziel hinausgeschossen. Die ​Ablagestruktur des Explorers von Windows oder Finder für den Mac ist meist die ​bessere Variante.

Denn für Selbständige ist doch vor allem Flexibilität und Schnelligkeit wichtig. Ganz abgesehen von den Kosten. Und genau so solltest du dich auch organisieren.

Das sollte deine ​Ablagestruktur ​also für dich leisten:

  • Einfaches & Schnelles Speichern und Finden der Dateien
  • Überall zugreifen wo du es benötigst
  • Sicherung deiner Dateien und Datenschutz
  • Flexibel und erweiterbar sein

​Der richtige ​Speicherort für deine ​Dateien

Oftmals ist der richtige Speicherort deiner Ablagestruktur ​schon die erste große Frage.
Wo sollte ich eigentlich meine Dateien abspeichern, damit ich sie wieder finde und damit arbeiten kann. Und Genau damit solltest du starten:

So ​findest du den richtigen Speicherort für deine Ablagestruktur:

  • Fall 1: Du hast du nur 1 Rechner, keine wichtigen Dokumente auf die du verzichten kannst oder bist extrem hohen Datenschutzbestimmungen ausgesetzt​? Dann speichere deine Daten lokal auf deiner Festplatte ab (Wichtig: Vor allem hier brauchst du unbedingt eine funktionierende regelmäßige Datensicherung!!!)

  • Fall 2: Du hast ein oder mehrere Endgeräte
    Du arbeitest nicht mit anderen Personen an großen CAD- oder Videodateien
    ​Du willst flexibel auf deine Daten zugreifen
    Und du willst dich vor Erpressungstrojanern schützen
    Dann verwende einen Cloud-Speicher. Damit hast du von überall Zugriff auf deine Dateien. Ich empfehle dir z.B. ​Onedrive von Office 365. Damit kannst du u.a. das Speichern deiner Dateien automatisieren und somit sehr viel Zeit sparen

  • Fall 3: Du hast mehrere Rechner​ (und Mitarbeiter) und arbeitest vor allem lokal im Büro und mit sehr viele und sehr große Daten (CAD, Video etc)? Dann benutze ein lokales Speichersystem. Z.B. ein NAS von Synology

​Die richtige Ordner- und Dateistruktur

  • Egal für welchen obigen Weg du dich entscheidest, du solltest dir unbedingt frühzeitig Gedanken über die ​Ablagestruktur und Benennung der Dateien machen.

  • Diese Struktur sollte so einfach wie möglich sein. Verwende so wenige Ordner wie möglich. Wichtig ist ja vor allem, dass du die Dokumente ohne langes Suchen wiederfindest. Und das ist deutlich einfach über die Dateinamen und Inhalte der Dateien als über große und tiefe Ordnerstrukturen.

    Wichtig:
  • Der Dateinamen sollte eindeutig und trotzdem so kurz wie möglich sein.
    Für eine eingehende Rechnung vom Lieferanten „OttoGmbH“ mit der Nummer „0815“ vom April 2018 könnte der Dateinamen folgendermaßen aussehen: "RE-201804-Otto-0815.pdf"

  • Sowohl für Ordner als auch Dateinamen gilt:
    Vermeide Umlaute und verwende statt Leerzeichen lieber einen Bindestrich „-“ oder Unterstrich „_“. Je nachdem mit welchem Endgerät du darauf zugreifst, kann das sonst Probleme verursachen.

  • Ganz nebenbei:
    Benutze auf jeden Fall eine Buchhaltungs-Software! Damit erledigst du nicht nur die Buchhaltung, sondern hast auch den Überblick über alle ein- und ausgehenden Rechnungen. Du hast deine Rechnungs-Dokumente im Blick und übersichtlich zentral gespeichert.

Schnell & effizient abspeichern mit Regeln und Automatismen

Du bekommst wahrscheinlich noch viele Angebote, Rechnungen und andere Dateien per Email. Diese eingehenden Emails kannst du automatisiert abspeichern lassen.
​Office 365 bietet dieses Features mit Onedrive und Flow an, damit aus den Emails direkt die angehängte PDF-Rechnung in einem definierten Ordern gespeichert wird. ​

​Dokumente, die man herunterladen muss, können mit Tools wie z.B. Belvedere automatisch umbenannt und vom Ordner "Downloads" in den Rechnungs-Archiv-Ordner verschoben werden​.

Ausgangsrechnungen solltest du mit einem Buchhaltungsprogramm erstellen. Auf keinen Fall mit ​Word ​&Co. Damit musst du die Dokumente nicht mehr ausdrucken und abheften oder in einem Ordner speichern. Die Software übernimmt das für dich, damit sparst du viel Zeit und Geld.

​Wie du deine Papierdokumente schnell & einfach digitalisieren kannst

Du bekommst sicherlich auch noch Papier-Dokumente per Post o.Ä. Ich empfehle dir diese unbedingt zu digitalisieren. Damit ersparst du dir zum Einen das langwierige Ablegen und Suchen von Papierdokumenten und zum Anderen brauchst du nicht zig Ordner über Jahre hinweg bunkern und Platz dafür vorhalten.

Bei der digitalen Ablage hast du alle Dokumente immer dabei. Das ist natürlich sehr sehr praktisch und komfortabel. Zudem sparst du dir sehr viel Platz im Schrank, weil du wenige bis keine Ordner mehr brauchst.

Beachte aber, dass du ​einige wenige Dokumente (Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz) im Original aufbewahren musst, die übrigen darfst du vernichten. Natürlich vorausgesetzt du archivierst diese richtig, damit diese über die gesamte Aufbewahrungsdauer um Zugriff und lesbar sind.


Alles in allem halte ich diese Ablauf und das Speichern der Dokumente für sehr sehr wichtig. Du kannst damit richtig und zudem für und Büro bekommen. Du kannst somit sogar und musst keine Ordner mitschleppen

Also wie nun digitalisieren?

Um Dokumente zu Digitalisieren, brauchst du einen Scanner. Das kann eine Smartphone-App oder ein vollwertiger Arbeitsplatz-Scanner sein.
Was hier das Passende ist, hängt vor allem davon ab wie viele und welche Dokumente du digitalisieren willst.
Wenn 90% deiner Post in A4 eintrudelt, diese ab und zu beidseitig bedruckt sind, dann empfehle ich einen Arbeitsplatz-Scanner wie den Smartoffice von Plustek*. Der Scanner ist professionell und trotzdem kostengünstig. Damit kannst du sehr schnell deine Belege komfortabel digitalisieren.

Zudem gibt es mittlerweile auch einige gute Smartphone-Apps, damit du mal eben schnell z.B. einen Bewirtungsbeleg einscannen kannst.

Eine wichtige Funktion beim Scannen ist OCR. Damit wird die Schrift eines Dokumentes automatisch erkannt und du kannst somit nach einzelnen Wörtern im Text des Dokumentes suchen. Dieses Features gibt es sowohl beim o.g. Scanner als auch bei der ein oder anderen App. Darauf solltest du unbedingt achten, OCR macht richtig Spaß und spart dir ungemein Zeit bei der Suche.

viel Zeit und Stress sparen Ruhe und Platz auf deinem Schreibtisch überall arbeiten 😊

*Der Link bei meinem empfohlenen Scanner führt zu Amazon. Falls du den Scanner über diesen Link kaufst, würde ich eine kleine Provision erhalten. Du bekommst natürlich trotzdem den gleichen Preis, es wäre einfach eine kleine Spende und ein Dankeschön für diesen Artikel! 

Wie organisierst du deine Ablagestruktur gehst du damit um und welche Herausforderungen hast du dabei?


Papierlos zur effizienten Ablagestruktur für mehr Zeit und Platz

Das könnte dir auch gefallen

Ein Gedanke zu „Papierlos zur effizienten Ablagestruktur für mehr Zeit und Platz

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.