Papierkram

Papierkram in der Selbständigkeit in den Griff bekommen

Wie du als Selbständiger ​deinen Papierkram einfach erledigen kannst

Zum Start gibt es sehr viele Dinge zu klären und tun, um loslegen zu können.
U.a. EMail-Adresse anlegen, Webseite erstellen, Kunden bekommen und hoffentlich bald Rechnungen schreiben dürfen.
Doch wie schreibst man eigentlich richtig Angebote, Rechnungen und worauf ist zu achten, damit das Finanzamt zufrieden ist?! Wie erledigst du also diesen ganzen Papierkram?

​Überlasse es nicht dem Zufall

Die meisten Selbständigen stellen sich diese Frage​.
Was ist zum Start eigebtlich alles ​notwendig?
​Viele Existenzgründer wenden sich schon früh an ​einen Steuerberater.
Entweder um sich zur Existenzgründung, Fördermöglichkeiten oder alles rund um Steuern, Buchhaltung und Finanzamt beraten zu lassen. ​Und d​as ist meist eine gute ​Möglichkeit ​​wichtige Infos zu bekommen​.
Denn bei diesem Thema solltest du keine Experimente machen oder es dem Zufall überlassen. Es wird dich sonst ganz sicher einholen.

Eine der ersten Anlaufstellen in der Selbständigkeit ist also der Steuerberater. ​Er berät dich nicht nur rund um Steuern. Und er sorgt dafür, dass das Finanzamt zufrieden ist und du deine Ruhe hast.
​Du solltest allerdings unbedingt selbst das Heft in die Hand nehmen und für dich den richtigen Weg finden.
Vor allem wenn es um deinen eigenen eigenen ​eigenen Ablauf geht.
Also wie du zu Beispiel deine Angebote und Rechnungen schreibst. Wieviel Zeit du dafür benötigst und wie du möglichst wenig Aufwand damit hast, die Daten deinem Steuerberater zur Verfügung zu stellen. Alle das ist für dich enorm wichtig, um effizient zu arbeiten und nicht unnötg Zeit für deinen Papierkram zu verschwenden.


Benutzer moderne Buchhaltungssoftware

Und das machst du heutzutage mit einer Buchhaltungssoftware​.
Eine Software mit der du deinem Kunden schnell und einfach ein Angebot erstellen, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, und ggf. Mahnung schicken kannst.
Deine Buchungen und Zahlungen sollten möglichst einfach für deine Buchhaltung und Steuerberater vorbereitet werden.
Wenn du das möglichst schlank aufstellen kannst, dann bleibt dir viel (nervige) Arbeit erspart und du kannst dich voll auf deine Leidenschaft konzentrieren.


Überblick behalten


Für ​uns Selbständige ist es wichtig, dass wir ​den Überblick über unsere Finanzen haben. Und ​möglichst wenig ​Zeit und Geld mit ​Buchhaltung ​und Konsorten  ​verschwenden. Das Erstellen ​einer Rechnung ​solltenicht länger dauern, als nötig​. Am besten automatisiert.
​Neben der​ Buchhaltung​ auch die Kommunikation und der Datenaustausch mit dem Steuerberater.
Leider ​können ​nur wenige ​Steuerberater ​gute ​Lösungen ​für ​eine effiziente Zusammenarbeit mit uns Selbständigen anbieten.
​Die meisten Steuerberater konzentrieren sich aus wirtschaftlichen Gründen auf Unternehmen mit Mitarbeitern und etwas größeren „Mandaten“.

Das bedeutet, dass wir eine effiziente und moderne neue Lösung brauchen, um möglichst einfach zum Ziel zu kommen. Angebot schreiben - Auftrag erledigen - Rechnung schreiben - Vorgang für die Buchhaltung abschließen. ​Erledigt.


​Eine gute Lösung

Du schreibst und verschickst Angebote und Rechnungen in deiner eigenen Buchhaltungs-Software.
Dein Steuerberater greift nach deiner Freigabe darauf zu, optimiert und bearbeitet alles Weitere für´s Finanzamt.
Damit haben sowohl du also auch der Steuerberater den geringstmöglichen Aufwand und ist eine Win-Win für alle.

​Such dir einen passenden Steuerberater​

Warum ​noch nicht jeder Steuerberater das AKTIV so vorschlägt​?
Software zum einfachen Erstellen von Angebot und Rechnung gibt es ​schon länger. Aber erst seit einigen Jahren ​wirklich ​derart gut, umfangreich ​und einfach. Auch ​die ​Kommunikation zu Steuerberater und Finanzamt (Elster) ist mittlerweile digital sehr gut möglich.
​Viele Steuerberater ​haben davor aber Angst. Sie sehen es ​als eine Gefahr. ​Damit geht ​​natürlich einiges an Arbeit und damit Umsatz ​flöten. Da diese diese Nuchhaltungs-Dienste ja schleißlich selbst anbieten.

Schlussendlich ist es aber für uns Selbständige ​meist viel schneller und einfacher dies ​selbst zu erledigen​. Einen Teil davon müssen wir ja ohnehin machen. Die Software zum Erstellen der Rechnung ​kann den Rest ​mittlerweile nämlich schon ganz automatisch miterledigen.

Testen und wohlfühlen

Und wie du das nun machen kannst?
Ganz einfach: Such dir das passende Buchhaltungs-Tools und starte eine kostenlose Testphase. Dies bieten mittlerweile alle seriösen Anbieter an. Nutze diese Zeit und prüfe was für dich am besten funktioniert und dich im Alltag wirklich unterstützt.
Entscheide dich dann für das mit dem du dich am wohlsten fühlst und alle dein wichtigen Bedürfnisse abdeckt.
Spreche mit deinem Steuerberater bzw informiere ihn, dass du ihm die Daten direkt und digital zur Verfügung stellen kannst.

Mit dem richtigen Tool schnell und einfach Angebot und Rechnung schreiben

Für Selbständige, die eine gut strukturierte Buchhaltungssoftware benötigen und sich nicht um Technik oder Datensicherung etc kümmern wollen, ist Lexoffice oder Papierkram eine sehr gute Wahl.
Beide sind ist intuitiv & einfach zu bedienen. ​Enthalten alle wichtig​en Module für Auftragsabwicklung und Buchhaltung für Selbständige und kleine Unternehmen.
Es gibt ​den ein oder anderen ​Unterschiede im Funktionsumfang.
Papierkram bietet z.B. die Möglichkeit Arbeitszeit mitzuprotokollieren und direkt abzurechnen. Diese Funktion fehlt bei Lexoffice. Ist über ein Zusatztool integrierbar.
Dafür kannst du bei Lexoffice Serienrechnungen automatisch erstellen und per Email an den Rechnungsempfänger senden lassen.

  • Angebot
  • Rechnung
  • Wiederkehrende Rechnung (Lexoffice)
  • Arbeitszeiten dokumentieren und abrechnen
  • Mahnung
  • Buchhaltung
  • Banking & Offene Posten abgleichen
  • Zugriff für Steuerberater
  • Daten-Export und Import
  • deutscher Anbieter
  • DSGVO-komform

Lexoffice & Papierkram

Ich habe bewusst die 2 Produkte gewählt, die den Funktionsumfang von Angebotserstellung bis zur Buchhaltung abdecken und sowohl für Solo-Selbstänige als auch für wachsende Anforderungen geeignet sind. Beide weisen viele zufriedene Kunden auf. Ich selbst nutze Lexoffice, weil mir das ​Bedienkonzept am besten gefällt und vor allem wiederkehrende Rechnungen für mich ​wichtig sind.

Es gibt ​noch einige ​andere gute Lösungen mit unterschiedlichen Schwerpunkte, Stärken und Schwächen.
Hier noch eine kurze Übersicht:

  • Fastbill (Sehr stark in Bezug auf Abrechnung + Zahlung, Buchhaltung zu schwach)
  • Weclapp (Sehr umfangreiches System mit einigen Modulen. Noch nicht ausgereift und hochpreisig)
  • Debitoor (Stark im Bereich Fokus auf Rechnungsstellung, Serverstandort Irland bei AWS)
  • Wiso - Mein Büro (aktuell nur als Offline-Installation erhältlich und keine Cloud-Variante)

Ich habe selbst alle Produkte getestet und teilweise gar über längeren Zeitraum selbst genutzt. Daher ist das nicht nur ein zufällige Auflistung von Produkten und Funktionen sondern tatsächliche Erfahrungen 😉


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