Liefernatnerechnung automatisieren

Wie sich die Lieferantenrechnung zukünftig von alleine erledigt

Kennst du das?

Es ​trudelt ​wiedermal eine ​Lieferanten​rechnung ein. Mal vom​ Handwerker oder Dienstleister vor Ort oder deinem Mobilfunkanbieter etc​.

​​Und dann gibt es ja immer Einiges zu tun:

1.  Du musst die Rechnung ​prüfen
2. Dann den Rechnungsbetrag überweisen
3. Übergabe an die Buchhaltung oder den Steuerberater
4. Sinnvoll und strukturiert ablegen (in Leitz-Ordner oder digital), damit du sie bei Bedarf wieder findest
5. Die Rechnung Archivieren, damit du die gesetzlichen Archivierungsfristen​ einhältst und keinen Ärger vom Finanzamt oder Betriebsprüfer bekommst

​Das kann schon ganz schön aufwendig werden.
Welche Wahl haben wir Selbständigen denn? Entweder du machst es selbst und ​investierst relativ viel Zeit mit dem ​Ganzen oder du hast einen Buchhaltungsservice oder Steuerberater damit beauftragt​. Was dich aber auch Zeit kostet, ganz abgesehen davon, dass du ihn wahrscheinlich bezahlen musst 🙂

Wie wäre es, wenn es eine Lösung gäbe, ​die richtig viel Zeit und Geld spart? Bei der man weder viel Zeit noch viel Geld investieren muss. Und die zusätzlich noch alle rechtlichen Anforderungen (Archivierung & Co)​ abdeckt?!

​Bei der wir nicht abends oder am Wochenende immer und immer wieder stundenlang Rechnungen prüfen, überweisen und ablegen müssen?

Genau das war mein Ziel für mich selbst. Ich wollte UNBEDINGT eine einfache und schlanke Lösung. Denn meine Schmerzgrenze war erreicht!


​Was kannst du also tun?

​Du solltest den Ablauf unbedingt vereinfachen und damit richtig viel wertvolle Zeit gewinnen.
Zeit für die wichtigen Dinge!

Entweder um Aufträge und Anfragen von neuen Kunden zu bearbeiten oder um auch einfach mal Zeit für mich und meine Familie zu haben.

Es ist also eine smarte aber einfache Lösung notwendig, denn...

  • es muss ​einfach sein
  • es muss mir ​richtig viel Zeit sparen
  • dass es sauber funktioniert
  • und dass es wirtschaftlich ist

​Vereinfache und automatisiere so viel wie möglich, damit​ du richtig viel Zeit sparst

​Du kannst natürlich einen Buchhaltungs-Service beauftragen, der dir viel Arbeit abnimmt aber den du natürlich auch bezahlen musst.
​Solange du keine 6-stelligen Umsätze und komplexen Abrechnungen hast, kannst du das aber problemlos selbst erledigen.​
​Zum einen gibt es dafür super moderne und günstige Tools und vor allem wurde mittlerweile auch seitens der Gesetzgeber vieles vereinfacht - man glaubt es kaum 🙂

Konkret hier die Tipps ​und Vorgehensweise wie du den Aufwand für eine eingehende Lieferantenrechnungen ​extrem reduzieren kannst:

  • Verwende so wenige unterschiedliche Lieferanten wie möglich

  • Verwende zuverlässige und professionelle Lieferanten, die pünklich liefern und ​korrekte ​Rechnungen stellen

  • ​Informiere alle Lieferanten, die dir noch Papierrechungen schicken, ​diese Rechnungen zukünftig digital per Email zu schicken

  • Benutze bei so vielen Lieferanten wie möglich eine Sepa-Lastschrift (früher Einzugsermächtigung), damit die Abbuchung automatisch erfolgt. Keine Sorge, falsche Abbuchungen kannst du problemlos sekbst zurückziehen

  • Automatisiere ​das Speichern der Rechnungen
    Du musst deine Rechnungen speichern, damit du sie bei Bedarf wieder findest. Außerdem musst du ​auch die Lieferantenrechnung ​archivieren, damit du die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhältst
    Das ist immer der gleiche Ablauf, bei jeder einzelnen Rechnung. Perkfekt zu Automatisieren!
    ​D.h. du kannst z.B. eingehende digitale Rechnungen automatisiert ​speichern und verarbeiten​

    ​Beispielsweise ​kannst du​ das relativ einach mit Office 365 erledigen. ​Dies bietet alles für einen schönen einfachen und automatisierten ​Ablauf

​Was du konkret dafür brauchst​...

  1. ​Eine Lieferantenrechnung, die per EMail eingeht, kannst du automatisiert in deinem festgelegten Speicherort speichern.
    ​​Diesen Schritt kannst du ​z.B. sehr gut ​von ​Microsofts Office 365​ ​erledigen lassen. ​Hierfür brauchst du entsprechend ​einen Office 365-Account. ​Es genügt das kleine Business Essentials. ​Das Office 365 Business Essentials gibt es bereits ab 4,20€ pro Monat und enthält viele weitere ​Features, die ​speziell für Selbständige und Teams sehr interessant sind


  2. Falls du sehr viele ​Lieferantenrechnungen noch in Papierform bekommst und sich deine Lieferanten aktuell nicht umstellen können (warum auch immer), dann kannst du diese ganz einfach digitalisieren.
    ​Scanne die Rechnung ein und lege diese einfach ebenfalls in diesen digitalen Rechnungs-Ordner
    ​Solltest du häufiger noch Papierdokumente digitalisieren wollen, dann empfehle ich dir den Papierkram ebenfalls zu vereinfachen und damit enorm Zeit und Platz zu sparen.

  3. ​Nun musst du deine digitalen Rechnungen ja auch noch irgendwo ablegen, damit du sie wieder findest und damit sie auch ​rechtssicher archiviert sind.​ Rechnungen musst du z.B. 10 Jahre rechtssicher archivieren. Dafür braucht mal natürlich ein Konzept. Alles wild in Ordner zu packen ​ist KEIN KONZEPT und KEINE GUTE LÖSUNG 🙂
    ​Hierfür kannst du einen beliebigen Speicherort benutzen, den du zur Verfügung hast. Und den du zuverlässig sichern kannst.
    Bei dem o.g. Office 365 hast du ​bereits Online-Speicherplatz inklusive. Du kannst aber auch deinen lokalen Speicher oder einen anderen Anbieter verwenden.
    Wichtig ist aber, dass die Daten sicher und geschützt sind!

Ich persönlich spare mir so pro ​Woche mehr als 3h Zeit​. In dieser Zeit kann ich deutlich sinnvollere ​​und schönere ​​Dinge erleben oder ​​​​erledigen. 

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